O departamento de compras era visto (e muitas empresas ainda cometem esse erro) como o setor que simplesmente realiza a lista de compras e a efetua, no entanto, acima de tudo este é um departamento estratégico. Ele estabelece o fluxo de materiais adquiridos em relação ao fluxo de capital de giro e em relação as metas estratégicas da empresa como um todo. É importante que todas as áreas estejam alinhadas e em comunicação constante.
Perfil do Compras
Para que tal funcionário desenvolva tais habilidades é preciso que ele tenha algumas competências como agilidade em comunicação e trabalho em equipe, para que os diferentes departamentos tenham suas necessidades sanadas; alto poder de persuasão e negociação para que se consiga menores preços, melhores condições de pagamento e sistemas de logística que beneficiem as filiais em diferentes localidades. O compras precisa ter forte organização, e exercer forte influência e relacionamento internamente com outros departamentos das empresas, já que um dos motivos da insuficiência de recursos para pagar as contas é justamente o descompasso entre o setor de compras e o financeiro, por falta de comunicação.
Ciclo de compras
Lista de compras >> Primeiramente, é preciso que se faça uma coleta de quais são os materiais de extrema importância para o dia a dia da empresa, atendendo as necessidades dos diferentes departamentos, como suprimentos de escritório, higiene, limpeza, entre outros. Elencados por ordem de urgência, é preciso verificar se há capital para investimento, como a troca de algum eletrônico.
Cotação >> Lista na mão e orçamento definido, é hora de negociar. Este é o momento em que se faz a análise dos fornecedores, e como já é analisado, quanto maior a fidelidade ao fornecedor, maiores são as vantagens e facilidades de negociação.
Análise estratégica >>Este é o momento de maior relevância do compras durante este ciclo, principalmente no cenário econômico atual. Tem-se quais são as necessidades da empresa e quais são as propostas do mercado, portanto, antes de se efetivar as compras corporativas, é preciso alinhar quais serão as estratégias para otimizar o processo e reduzir custos. Lembrando sempre que não é somente o preço dos produtos adquiridos, mas também as tendências tecnológicas, a entrega e logística das aquisições até as filiais espalhadas pelo país, e quais são as demais vantagens que a empresa oferece, como tecnologia de amparo na gestão de compras e formas de pagamento digitais. Para chegar a decisão final, é sempre importante que a política de compras esteja alinhada com a visão estratégica de empresa como um todo.
Recepção e administração de documentação >> A compra foi efetuada com sucesso. Agora é o momento de recebê-la, verificando quantidade física com a quantidade solicitada e apurando as informações contidas na emissão das notas fiscais. Caso haja algo danificado, o departamento de compras reterá as mercadorias e tomará as devidas providências, como a solicitação de troca, evitando que os outros setores da empresa fiquem desamparados. Em relação às faturas, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura.
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