Nos últimos dois posts do Blog, abordamos duas ferramentas capazes de verificar a qualidade dos serviços e produtos da empresa e consequentemente extinguir custos desnecessários, sendo elas o Diagrama de Pareto e o Digrama de causa e efeito. E, para conseguir por em prática esses métodos de qualidade, podemos fazer uso de uma outra ferramenta.
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que, quando aplicada corretamente com as equipes pode reduzir o esforço do gestor em gerenciar atividades e projetos dando possibilidades de ganhos de eficiência para a gestão.
Se você já utilizou ferramentas de gerenciamento de projetos, como Microsoft Project, por exemplo, ele tem uma estrutura semelhante a de um 5W2H, com funcionalidades mais complexas.
O que é
O 5W2H é a abreviação de um conjunto de termos usados para estruturar uma tabela de gerenciamento de cronograma que é utilizada pelo líder e sua equipe para apontar e controlar as atividades de um projeto, ou de um conjunto de ações. É considerado por muitos como uma espécie de checklist de atividades que devem ser desenvolvidas no decorrer de um período. Esta sigla corresponde às iniciais em inglês das sete diretrizes, que, quando estabelecidas corretamente, são capazes de eliminar quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:
WHAT – O QUE SERÁ FEITO (ETAPAS); WHY – POR QUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA/OBJETIVO); WHERE – ONDE SERÁ FEITO (LOCAL/SETOR/EQUIPE); WHEN – QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO/PRAZO); WHO – POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE); HOW – COMO SERÁ FEITO (MÉTODO/PASSOS); HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER (CUSTO).
Desta forma, esta metodologia tem como base as respostas para estas sete perguntas que são apontadas na tabela. Estas respostas são essenciais, e com elas formuladas, terá então um mapa de atividades capazes de ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a torna a execução muito mais clara e efetiva.
Como utilizar
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar.
Após ter realizado o diagrama de causa e efeito (link do post), a equipe podeutilizar de brainstorming para se chegar a possíveis soluções para as causas encontradas. Estas, serão ações de melhoria, ou quando mais complexas se tornam projetos, que são encaminhados para uma reunião para o planejamento das atividades que precisam ser realizadas. Com isso definido, a equipe pode direcionar seus esforços para o 5W2H. Basta responder as 7 perguntas propostas, O quê? Por quê? Onde? Quando? Quem? Como? e Quanto?
O próximo passo é elaborar a tabela sobre o que foi planejado. A aplicação desta ferramenta não é difícil, afinal, após ter respondido todas as 7 questões, o esforço do gestor estará em colocar no papel tudo o que foi planejado. No entanto, após aplicá-la, será perceptível como os processos ficarão mais ágeis e as decisões a serem tomadas serão mais embasadas.
Concluindo
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, pois pode garantir a eliminação total de dúvidas relacionadas a algum processo ou atividade. Além de garantir redução de esforço em gerenciamento o resultado ainda cria um ambiente de sinergia dentro da empresa, que pode ser um importante diferencial estratégico. Portanto, em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes, afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H surge como uma ferramente excelente para este fim!