A tecnologia, principalmente com as novas tendências em Cloud Computing, ou mais conhecida como Computação nas Nuvens, é uma grande aliada para a automatização de processos, redução de custos e esforços, assim como escalabilidade das operações em uma empresa. Observando o setor de compras, isso não é diferente, e através das novas tendências on-line, ele pode se utilizar de inúmeros benefícios oferecidos por estas tecnologias, obtendo vantagem competitiva e melhoria contínua nos processos.
A utilização de um sistema nas nuvens para gestão, permitem um fluxo organizado e dinâmico do planejamento estratégico, indicadores e resultados através de dados precisos e a condensação de informações, com disponibilidade para todos os envolvidos, fornecendo maior poder de decisão. Um exemplo claro disso, é a utilização de Sistemas de Gestão Corporativos, integrado diretamente aos fornecedores, matriz e filiais, reduzindo, como citado, o esforço e o tempo alocado para as atividades destinadas ao compras e todo o processo logístico dentro da Cadeia de Suprimentos.
Além do maior controle administrativo e poder de decisão, diversos relatórios e ambientes compartilhados, com devida moderação, podem ser novas ferramentas de auxílio e comunicação, provendo estatísticas a partir dos indicadores e melhor uso de um cronograma em comum.
Essa visão permite o uso de Centros de Serviços Compartilhados como um modelo de otimização de processos para o setor de compras, já que o mesmo pode contar com o apoio de tecnologias on-line baseadas em três pontos: colaboração, comunicação e controle efetivo das ações e operações compartilhados.
No CSC, a empresa conquista algumas facilidades, como: melhoria no nível de serviços administrativos e gerenciais; aumento na qualidade e controle das operações; compras e análise de estoque em tempo real através de integrações via webservice, por exemplo; redução de esforços e custos operacionais. Ele atende a sua demanda interna com um baixo volume de investimentos, atribuindo maior automatização e autonomia para os setores, sem comprometer a segurança dos dados e informações.
Por definição, entendemos o CSC (ou Shared Services Center, do inglês) como o grupos de serviços compartilhados em um ambiente no qual uma determinada empresa pode absorver atividades que apoiam os principais processos do negócio de cada uma de suas demais unidades de negócio, consolidando tais atividades em uma unidade de operação principal, ou então, a concentração dos recursos da empresa atuando com atividades, difundidas através da organização, a fim de servir a múltiplos parceiros internos, a baixo custo e com alto nível de serviços, com o objetivo comum de satisfazer os clientes externos e acrescentar valor à empresa. Olhando para o setor de compras e vislumbrando a aplicação deste conceito, as empresas podem optar por uma estratégia de compartilhamento de estruturas, tornando a gestão mais eficiente e econômica, sem se comprometerem com um grande volume de imobilizados.
Como exemplo, com base nos modelos de serviços compartilhados até hoje utilizados, oriundos da década 80, em empresas como a Hewlett Packard (HP) e, especialmente, a General Eletric (GE), os resultados foram notórios na utilização dos mesmos. Após perseguir por anos uma estratégia de descentralização, a GE percebeu que possuía em sua estrutura 45 sistemas de contas a pagar, 44 de livros/razões contábeis e 37 de ativos fixos. Com a implementação de um CSC, a empresa reduziu em 80% o número de sistemas financeiros.
Na prática, o CSC, com apoio das novas tecnologias para o compras, traz às empresas a possibilidade de uma redução efetiva de custos e de tempo, gerando maior produtividade para o setor e todos os envolvidos, principalmente nas operações de compras para os diversos itens de consumo cotidiano da organização.
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