Se há algo que uma empresa realiza como praticamente uma obrigação dentro de sua rotina é a compra de produtos e suprimentos para realizar as atividades diárias da mesma, seja qual for o porte, localização, modelo de negócio ou natureza de operação desta. Sempre haverá a necessidade da compra desde uma caneta até um notebook ou acessórios, por exemplo.
A organização financeira de qualquer empresa é fundamental para o seu sucesso. Para isso, algumas ferramentas são utilizadas, como: fluxo de caixa. O objetivo nada mais é que projetar e apurar o saldo disponível, para garantir que haja capital girando na empresa, para que haja caixa o suficiente para aplicações ou gastos extras.
De forma a trabalhar com o fluxo de caixa, todos os custos da empresa deve ser registrado: os pagamentos, tanto à prazo quanto à vista; e os recebimentos, à vista ou à prazo também.
Outra coisa que tem que se levar em conta é que o empresário terá uma visão mais abrangente das coisas, tendo um olhar sobre o presente e o futuro da empresa. Dessa forma, ele poderá ficar tranquilo em relação a cortar gastos, poderá elaborar promoções favorecendo a empresa e/ou solicitações de adiantamento do salário do funcionário, por exemplo.
Qual o papel do fluxo de caixa no planejamento financeiro?
Um profissional do setor de compras precisa saber negociar. Ser um bom comprador é uma das competências desse profissional, que precisa ter uma boa estratégia de negociação. Sendo um estrategista, as chances de fechar uma boa compra para a empresa são grandes.
Na hora da negociação da compra, o que deve ser analisado é o óbvio: o melhor preço. Para isso, o fluxo de compras anda lado-a-lado com o compras, já que o comprador precisa ter conhecimento sobre os interesses estratégicos da empresa, como, por exemplo, se ela vai ter caixa o suficiente para bancar a compra e o nível de urgência e prioridade do item a ser comprado. Ora, se uma empresa está sem papel o suficiente para todos os setores, mas ainda há certo estoque de cartuchos para a impressora, a prioridade seriam os papéis.
O comprador deve ter em mente que há uma relação estabelecida com o fornecedor. Não há como forçar muito a negociação nos preços, pois precisa ter noção de que o fornecedor não pode ficar sem capital de giro por não ter recebido o suficiente para manter sua operação.
Os melhores prazos de pagamento, recebimento de produto ou prestação de serviço também é uma vantagem importante da negociação do setor de compras.
Muitas vezes pode acontecer do fornecedor do material querer renegociar o valor da matéria-prima que ele te vende. Se você tem uma empresa e não tem como parar de fabricar, você tende a negociar um melhor prazo de pagamento, ou seja, se antes você pagava em quinze dias, agora você quer pagar em trinta dias. Dessa forma, apesar do valor ser maior, você consegue pagar o seu fornecedor por haver um prazo maior, depois de ter realizado todo o processo de manufatura do produto e vender suas primeiras unidades. Dessa forma, você conseguiu girar melhor seu fluxo de caixa e não pagou as obrigações antes de ter vendido o produto.
Os prazos são essenciais para a organização adequada de qualquer empresa, pois você tem a possibilidade de pagá-los após a venda do seu produto.
Alinhamento com a estratégia da empresa
O setor de gestão de compras, antigamente, era reconhecido na atividade de apenas fazer as compras exigidas pelos setores da empresa e se resumia em atender todas as demandas exigidas. Hoje em dia, porém, o comprador é encarado como uma forma da empresa atingir seus objetivos estratégicos.
Com uma abordagem estratégica e compras, e com o auxílio do fluxo de caixa, o gestor dessa área precisa priorizar as compras por ordem de importância e impacto na estratégia da empresa, deixando compras menos importantes fora da lista de prioridade.
A negociação é essencial já que o comprador irá se dedicar a trazer as melhores condições para os itens importantes para a estratégia da empresa, fazendo uma estratégia de negociação melhor para cada item a ser comprado. O importante é sempre priorizar os mais importantes e focando em melhores condições de prazo e preço desses itens essenciais para a empresa.
A CorporativoSupply se preocupa com o desenvolvimento da empresa e, por esse motivo, se torna um grande parceiro da empresa que se preocupa com o fluxo de caixa, já que há o fornecimento de serviços e produtos que ajuda na otimização de processos e no imobilizado financeiro (estoque).
Já estamos entrando na metade de 2016, e como tem sido o ano da sua empresa até agora?
Segundo especialistas de economia a projeção é de agravamento. O cenário econômico pode vir a melhorar apenas no segundo semestre de 2017. Então é hora de trabalhar ainda mais em estratégias para que seu negócio sobreviva em meio a esta tempestade.
Para amenizar os impactos da crise financeira em que o Brasil está enfrentando, muitas empresas têm adotados critérios e estratégias para as compras de suprimentos, para que haja um melhor gerenciamento de gastos. Não é apenas uma troca de capital por suprimentos, mas uma troca que leve em consideração a situação financeira da empresa, fazendo o possível para deixar o caixa sempre positivo sem usar recursos de terceiros (que resultarão em altos juros, como empréstimos).
A função de um setor de compras é conseguir alinhar em suas estratégias uma lista suprimentos que são de urgente necessidade que sejam adquiridos em alta qualidade, preço baixo, prazo de entrega flexível e com certa frequência, dentro de uma política de contrato estendido com benefícios, alinhando o melhor custo benefício possível.
Neste sentido, o CorporativoSupply disponibiliza um painel de controle com emissão de relatórios mensais e/ou relatórios por categoria de compra, que auxiliam o gestor a administrar o dia a dia das atividades do setor. Pode-se, por exemplo, manter um histórico de saídas para identificar gastos supérfluos, que não impactam na produtividade e na qualidade do serviço.
Fazer o uso da tecnologia para gerenciar os gastos e realizar as compras corporativas através de um e-procurement , tem sido um grande auxílio às empresas que desejam driblar os impactos da crise e continuar no mercado.
Para te ajudar ainda mais, escrevemos alguns artigos sobre como sobreviver ao aperto de começo de ano, e é bem provável que eles sejam válidos para essa passagem para o segundo semestre. Para ler, clique aqui !
O departamento de compras era visto como um setor auxiliar que fazia cotações em diferentes fornecedores e cuidava do estoque, sem grandes funções significativas e que trazia pouca rentabilidade à empresa. No entanto, acabou este momento em que uma boa compra, é uma compra com o menor preço.
Hoje o mercado exige que as transações sejam feitas de maneira estratégica, recorrendo aos princípios de inteligência de mercado. O setor de compra tem que estar disposto a todo momento a trazer os melhores resultados lucrativos vindouros de suas sábias escolhas, negociações, entre outras ações, obedecendo a tendência da redução de atividades operacionais por meio das melhorias dentro do processo de compras e a automação dos mesmos.
Para que o departamento de compras consiga desempenhar este novo papel, a equipe tem de estar estruturada, sendo liderada por um bom gestor estratégico. Este tem sido considerado uma “joia”, pois é raro encontrar profissionais capacitados para estas novas necessidades do mercado.
Precisa-se ser proativo, saber negociar e planejar a partir de uma visão que engloba economia, administração, legislação tributária, além de saber aplicar o Strategic Sourcing. (o CorporativoSupply tem um texto só sobre Strategic Sourcing, clique aqui para ler).
A competências citadas vão auxiliar o gestor a traçar as estratégias de compras pautando toda a cadeia de suprimentos. O gestor deve ser capaz de gerar vantagem competitiva, pois o setor de compras pode ser um diferencial e impactar diretamente o fluxo de caixa, já que 50% dos custos são ligados aos insumos comprados, fato que muitas empresas não estão percebendo, e estão deixando oportunidades passarem, perdendo a chance de reter capital financeiro.
O comprador estratégico além de desenvolver esta série de competências, ele tem de estar atento a quais são as tendências tecnológicas e quais são os softwares que podem o auxiliar a automatizar o processo de compras, reduzindo os custos e otimizando o tempo.
O CorporativoSupply, funciona como ferramenta que auxilia os gestores na administração e controle das compras de suprimentos coorporativos, através da disponibilização de relatórios das aquisições mensais, possibilitando infográficos que dão uma macro visão de como estão os níveis de compra de cada categoria, entre outras classificações.
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O mundo mercadológico está cada vez mais competitivo e com o cenário financeiro atual, é interessante (e precioso) que se tenha em mãos as melhores ferramentas de gestão, inclusive no estoque, para que haja dimensionamento correto da demanda de produtos, levando em conta a qualidade, quantidade e tempo.
A partir do momento que a administração da empresa/indústria entende a necessidade da gestão, os estoques não são mais considerados meros excessos de recursos parados e sem representatividade.
Uma empresa chega a investir de 20 a 40% do seu orçamento adquirindo novos produtos. O estoque é como se fosse o coração da empresa, dele provém as negociações e a satisfação das necessidades dos clientes. A gestão do mesmo é de extrema importância para que sempre se tenha o suficiente (para não perder vendas para a concorrência), mantendo de acordo com as exigências do cliente e também não sobrar mercadorias, que perdem o prazo de validade ou saem da moda, perdendo a aceitabilidade.
Estes fatores já são velhos conhecidos, mas o diferencial na melhoria de nível de entrega é uma gestão estratégica, tratada de forma analítica: utilizando adequadamente o capital de giro, cortando gastos desnecessários, alinhando as políticas e estratégias de negócios da empresa, e sempre tendo um “plano b” para aumentar a lucratividade, fomentar a redução de custos e garantir satisfação dos clientes.
Empresas eficientes na gestão do estoque além de atenderem melhor a clientela, tem-se a possibilidade de estabilizar os preços e/ou oferecer preços mais baixos, além de se proteger de prejuízos resultantes de fortes oscilações nos preços mundiais, já que se tem níveis adequados de estoques em ambientes de incerteza até o fim do ciclo de necessidade (ex: coleção de vestuário outono-inverno).
A gestão dos estoques deve agregar valor ao negócio, fazendo análises do fluxo contínuo de informações desde fornecedores até os consumidores finais, para que através do comportamento dos clientes se possa identificar produtos que estão sem giro e podem sair da lista de compras porque não geram capital significativo; e identificar os produtos “queridinhos” dos clientes, que são carro chefe e trazem resultados financeiros, para que sempre se tenha no estoque e se possa fazer campanha em cima dele e impulsionar o crescimento. Observamos aqui, que a gestão de estoque interfere até mesmo nas definições de estratégias de marketing.
Por fim, a gestão de estoques visa por meio de métodos quantitativos aplicados, retornos financeiros efetivos e satisfatórios, em relação ao capital que a empresa investiu anteriormente, demonstrando a sua eficiência em relação aos controles qualitativos.