O ano de 2015 está chegando ao fim, e as empresas já se encontram voltadas para o planejamento para o próximo ano. Já falamos aqui no Blog sobre como realizar o planejamento estratégico e o planejamento financeiro para 2016. Pois bem, além destas áreas, há ainda mais uma que merece atenção para o ano que irá se iniciar, a gestão de compras.
Gerir as compras de seu negócio é um fator estratégico que envolve todos os departamentos da empresa. A ideia geral é otimizar os recursos existentes com o objetivo de gerar lucros financeiros. Quem trabalha com estoque ou almoxarifado precisa ter, de forma fácil, uma maneira de visualizar todas as compras realizadas, tanto por produtos quanto por fornecedores.
E assim, alguns passos devem ser seguidos para que se encontre um balanço adequado entre fornecedores, clientes, valor de custo e entrega dos produtos e assim organizar a gestão de compras e fazer bons negócios.
Estabelecer objetivos
A primeira ação a ser tomada quando começar a planejar a gestão de compras para o próximo ano é quanto aos objetivos da gestão da sua empresa. Eles podem ser variados, geralmente voltados para a estratégia da empresa, para qualidade dos produtos ou para a redução de custos. Outro fator relevante é a empresa analisar, de acordo com cada setor da organização, quais áreas merecem prioridade de negociação de compras para o próximo ano e qual setor precisa de maior periodicidade de reposição. O ideal é reunir os diferentes setores para estabelecer uma meta viável e realista.
Monitorar produtos
O controle rigoroso dos dados de sua empresa é uma ferramenta eficaz para monitorar os produtos que precisam ser adquiridos para manter seu negócio ativo. Uma planilha organizacional deve conter todos os produtos necessários, assim como o estoque da empresa. Esses dois dados são o ponto de equilíbrio da gestão eficiente. É possível criar uma tabela com um inventário de produtos, inserindo o código de cada um, o nome e a unidade de medida utilizada.
Lista e relacionamento com fornecedores
A próxima etapa é manter uma lista atualizada de fornecedores confiáveis que podem entregar materiais de qualidade com preços acessíveis e bons prazos de entrega. Um cadastro completo, como o que mostramos abaixo, é uma boa forma de fazer isso. Essa planilha deve conter o nome da empresa, os produtos que ela fornece, dados específicos, como telefone, endereço, contato e email e se há ou não um contrato formalizado.
Além disso, o relacionamento com os fornecedores é uma importante etapa do processo de gestão, pois, por meio do relacionamento com esses, a empresa consegue um poder maior de negociação e o fornecedor se torna mais atencioso para ajudar a solucionar problemas emergentes de reposição de estoque.
Negociação de compras
Esta parte é fundamental no momento de gerir as compras e contas da empresa. Nesta hora é que a empresa deve pensar em dois fatores importantes, a qualidade do material a ser comprado e a redução de custos. Em alguns casos, vale a pena comprar um produto um pouco mais caro, mas que entregue a qualidade que os produtos da empresa necessitam. Mas, quando a estratégia da empresa for voltada a redução de custos, saber negociar frente aos fornecedores para que atinja o custo mínimo dos produtos é essencial. E é preciso sempre buscar orçamentos mais acessíveis. O controle de compras também deve ser cuidadosamente monitorado na planilha de gestão.
Gestão de estoque
E, dentro da gestão de compras, é importante estar atento a gestão de estoque, pois ambas estão interligadas. O objetivo da gestão do estoque é encontrar a solução para a máxima disponibilidade do produto com menor estoque possível. É preciso ter em vista que o estoque parado significa que seu dinheiro também está parado. Assim, é preciso encontrar uma forma de manter o estoque de forma inteligente. Sendo o estoque é um item fundamental no jogo de gestão de compras é preciso manter o estoque de segurança para melhorar o nível do serviço prestado, agir como proteção contra qualquer rebuliço no mercado e proteger você e seus clientes de qualquer tipo de incerteza que pode acontecer na demanda dos produtos.
Concluindo
Com a proximidade do final do ano, as empresas visam planejar como irão agir no próximo ano, e a gestão de compras não deve ficar de fora desse planejamento. E, uma forma de facilitar a gestão de compras, e com o uso da tecnologia, que pode auxiliar no momento de criar planilhas, monitorar o estoque e os produtos comprados, gerar relatórios e ter maior controle sobre as compras.
E, desta forma, a CorporativoSupply, é um e-procurement que, além de oferecer produtos voltados para os material de expediente, ainda conta com um sistema integrado que permite que a empresa possa gerir suas compras, tendo acesso aos dados de produtos, relatórios de pedidos, venha fazer parte deste universo e gerencie suas compras com maior facilidade!
