A Ata de Compras Corporativa é geralmente utilizada em órgãos públicos para selecionar quais propostas são mais vantajosas e interessantes no setor, cuidando do planejamento financeiro e controle de estoque mais aprimorado, zelando assim pela eficiência dos estoques em almoxarifados. Podemos trazer alguns princípios bastante relevante para os fins de organização e planejamento financeiro para empresas privadas.
Ela não é um documento de cunho jurídico. Trata-se tão somente de um meio operacional de registro de preços das aquisições de materiais, equipamentos e produtos de uso diário nas empresas, tornando-se um excelente instrumento na otimização das operações do setor de compras.
Um dos benefícios presentes na ata de compras corporativas é fazer uma uma linha de necessidades em relação a determinado espaço de tempo e aplicar a este contexto o nível de curva ABC, que auxilia na classificação dos itens em estoque de acordo com sua importância relativa e os princípios do Just in Time, em que nada deve ser comprado ou transportado antes do exato momento de necessidade. Desta forma, se tem uma melhor gestão e otimização do espaço utilizado na planta, evitando compras desnecessárias e excesso de produtos que podem ficar ociosos no estoque e sujeitos a passarem do limite da data de validade.
Em resumo, a centralização de análises em uma única ata permite maior e melhor organização e planejamento, facilitando a escolha de fornecedores e da lista de produtos que melhor condiz com a rotina da empresa e do cenário orçamentário da empresa. Os 3 maiores benefícios são:
- Melhor análise do cenário de compras em relação as necessidades x periodicidade x valor;
- Melhor eficiência na gestão das aquisições;
- Possibilidade de ganhos de escala, pois quanto maior a quantidade a ser contratada, maior poderá ser o desconto negociado.
A ata agrupa os produtos de acordo com a similaridade de suas características e funcionalidades, pois desta maneira é possível que se analise se todos aqueles produtos são realmente necessários. Vamos analisar um exemplo: A empresa coloca em sua lista diversos produtos de limpeza que tem funcionalidades muito semelhantes e que poderiam ser substituídos por apenas um multi-uso ou um álcool em gel. Desta forma, pode-se diminuir custos e estocagem de produtos.
Este registro deve ser feito de forma regular para que seja demonstrado em reuniões administrativas e de projetos que envolvam redução de custo, como estatísticas que nortearão as estratégias do setor de compras.
A ata de compras permite análises profundas quantitativas e qualitativas das diversas áreas da empresa, com a finalidade de diminuir os custos com o estoque e fazer um planejamento mais preciso e lucrativo, estimando quantidades relativas as necessidades de itens como: copa e cozinha, higiene e limpeza, materiais de expediente de escritório, entre outros. Além disso, fica-se registrado uma gama diversificada de produtos com seus respectivos preços para futuras consultas, permitindo comprovações para futuras negociações nos contratos de aquisições, levando em conta o volume, o que pode facilitar economia em escala (diminuição de preço por unidade).
A sua empresa já faz o uso da Ata de Compras Corporativas? Os resultados foram satisfatórios? Quais são os efeitos práticos? Vale a pena? Conte-nos nos comentários!
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