Os efeitos da crise já estão sendo sentidos na pele, pelas pequenas e grandes empresas. E com a economia encolhida e um cenário cada vez mais indefinido, as empresas tem buscado cortar gastos e reduzir custos ao máximo. Mas, estes fatores não devem implicar na perda de qualidade dos serviços prestados e dos produtos oferecidos.
Buscando esta redução, as empresas tem optado por efetuar suas compras pela internet, e pensado e planejado muito bem a quantidade que devem comprar.
Reduzir gastos com materiais que possuem uma durabilidade maior, ou que são, até certo ponto desnecessários, é uma saída. Por exemplo, economizar com materiais de escritório, principalmente papéis, reduzindo o número de impressões realizadas pela empresa. Outro exemplo, são os materiais de limpeza, que em alguns casos, o estoque destes materiais excede ao uso, e assim, acaba por ter material parado, representando um gasto desnecessário.
Mas, para que a economia seja realmente eficaz, alguns pontos devem ser levados em consideração.
Realizar análises de custos períodicas
Estar atento as despesas da empresa, fazendo uso de uma DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício) por exemplo, para analisar os custos de produção com materiais que são importantes e não fiquem de fora da gestão de compras, ou que materiais desnecessários continuem a ser comprados em quantidades desproporcionais.
Por exemplo, o seu negócio pode ser pequeno, mas se não houver controle com o gasto com materiais, pode ser que ele esteja sendo consumido em quantidades maiores do que é realmente necessário. Nesses casos, a análise de custos ajuda a compreender onde estão os maiores custos e onde é possível reduzir com o maior impacto as despesas.
Outra alternativa é utilizar junto com a análise de custos, a Curva ABC em seu estoque, para ampliar a visão dos números de materiais.
O relacionamento com o fornecedor de materiais também precisa de atenção do comprador e pode ser fonte de mais economia. Negociações bem conduzidas também ajudam a reduzir o gasto com materiais. Caso a empresa não tenha a prática de negociar sempre com os fornecedores, então é válido repensar ou aprimorar o relacionamento do gestor de compras.
Definir metas
A partir da análise de custos, é importante que o empresário pense de maneira eficaz, porém essas metas devem estar alinhadas ao aumento das vendas e em manter a qualidade do serviço prestado e dos produtos oferecidos. Iniciativas de redução de custos nunca podem impactar na qualidade e na entrega final ao cliente.
Por exemplo, no caso dos suprimentos de informática, se o empresário precisa de bons materiais para apresentar documentos aos seus clientes, sendo que essa boa apresentação irá gerar vendas e negócios, uma boa impressão é fundamental, e isso exige produtos de qualidade. Nesses casos, a alternativa para reduzir custos pode ser uma renegociação, ou até mesmo novas cotações para buscar empresas com melhores preços ou posições.
Sua equipe pode ser fundamental
Os funcionários são partes essenciais nesse processo. Eles precisam “abraçar” a causa da sua empresa, sentir-se parte e entender o ideal da organização. A economia interna, sem dúvida, passa pelas mãos dos colaboradores.
No departamento de compras, por exemplo, a internet é uma alternativa muito boa para reduzir tempo, esforço e aumentar a eficiência do processo. Ao escolher uma loja com variedade de produtos, é possível encontrar tudo o que se precisa em um único local, sem sair do escritório, e ainda aproveitar as melhores ofertas, contando com a ajuda de profissionais especializados.
Concluindo…
Nos dias de hoje, reduzir custos é a palavra de ordem, mas não se pode fazê-lo sem um planejamento e um método adequado. Esteja atento aos materias que podem ser economizados e qual a melhor forma de lidar com esta situação.
E, com a CorporativoSpply, você consegue ter acessos a relatórios de produtos comprados e estar hábil e ter controle da sua gestão de compras, e assim, facilitar a gestão de materiais da sua empresa!
